Funciones a realizar para la asesoría de la Gestión Documental

Diagnóstico del estado actual de la información

• Es fundamental conocer y presentar un diagnóstico del estado actual de la información, con el objetivo de realizar una evaluación de diferentes aspectos de tipo técnico. Entre ellos, la proyección económica de la implementación de un programa de gestión documental y aspectos funcionales de la empresa.

Diseño de la Información

• Se hace preciso determinar las áreas que deben conformar el Centro de Información. Para ello, se van a establecer las funciones de acuerdo a los perfiles de cada cargo, luego se diseñaran los indicadores de gestión que permitan cuantificar y cualificar los servicios suministrados por el Centro de Información.

Tratamiento de la información con nuestra asesoría especializada

Elaboración de un manual de políticas y procedimientos

• Parte de nuestros servicios, es brindar asesorías a nuestros clientes, con el fin de crear o hacer seguimiento del Comité de Archivo y Correspondencia, el cual busca definir la elaboración de políticas para la administración de documentos y el diseño de formatos para Archivo, Mensajería y Correo.
• La implementación del Manual de archivo y Correspondencia permitirá planear, ejecutar, controlar y mejorar todos los procesos de información al interior de su organización.

Difusión de política y procedimientos

• Es importante realizar una presentación del manual a todo el personal y su respectiva capacitación de aplicabilidad con la finalidad de que conozcan el alcance que tiene el cubrimiento del Centro de Información.

Diseño de la Estructura documental

• El primer paso es reunir toda la información documental que maneja la empresa.
• Posteriormente se hará un análisis e interptretación de la información.
• Se diseñara una estructura documental que permita clasificar y organizar la información.
• Por último, se realizarán tablas de retención documental, para lo cual se tendrá en cuenta los archivos de gestión, central e histórico.

VENTAJAS de la Asesoría con AUREA S.A.S

• Usted evitara la acumulación innecesaria de información, reduciendo costos en la producción y conservación documental.
• Le garantizamos la funcionalidad, disposición y seguridad del patrimonio documental de su empresa.
• Le daremos toda la disposición necesaria de nuestro servicio de apoyo para que adapten su empresa a las fases de gestión documental establecidas por la ley.
• Simplificaran los trámites que conducen a extender procesos innecesarios.